Personuppgifter SPORTLOVSCUPEN

1. Inledning – vad är personuppgifter?

Med "personuppgifter" avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Skellefteå FF (nedan benämnd föreningen) är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som du tillhandahåller oss som en del av SPORTLOVSCUPEN eller som inhämtas av oss från annan källa. Inom föreningen behandlas alltid personuppgifter med stor respekt för den personliga integriteten. Nedan finns en beskrivning av de riktlinjer som föreningen tillämpar i samband med SPORTLOVSCUPEN, hur vi hanterar och lagrar informationen samt vilka rättigheter du har. Riktlinjerna inskränker aldrig de rättigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

2. Insamling av personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter på följande sätt:

• Du själv lämnar dessa till oss, exempelvis när du anmäler ett lag till turneringen men också i andra situationer. Till exempel via vår hemsida, på fysiska blanketter, i annan kontakt med oss, via e-post, brev, kontaktformulär och via inloggade tjänster och via sociala medier.
• Någon annan lämnar med intygande om ditt medgivande dina uppgifter för att komplettera en anmälan. Det gäller till exempel lagledare och spelare.
• Information skapas utifrån din anmälan och hur du använder våra tjänster, t.ex. genomför betalningar eller deltar i turneringen.

Personuppgifter registreras också i samband med att betalningar genomförs, exempelvis både vid banköverföringar och kortbetalningar för att administrera din anmälan.

2.1 SPORTLOVSCUPEN

För administration använder vi oss av http://www.cupmate.nu/cup/skelleftea-ff-sportlovscupen. När du besöker SPORTLOVSCUPEN genom våra inloggade tjänster kan besöket knytas till den inloggade personens anmälan och användarnamn/e-postadress. Detta ger föreningen möjlighet till en mer relevant kommunikation till enskilda lag och kontaktpersoner.

2.2 Kategorier av personuppgifter

De kategorier av personuppgifter som vi vanligtvis samlar in är:

• Kundinformation, det vill säga de uppgifter som behövs för att delta i turneringen hos oss. Exempel är namn, telefonnummer och e-postadress.
• Deltagarinformation, det vill säga information om deltagare under turneringen. Det inkluderar kontaktpersoner, lagledare, domare och spelare som registrerats vid anmälan i våra inloggade tjänster.
• Köpinformation, det vill säga köpta produkter och tjänster och betalningshistorik.
• Resultat och statistik, det vill säga hur det gått i turneringen och i vissa fall också vilken spelare som gjort mål eller assist, eller tilldelats disciplinära åtgärder, t.ex. i form av gröna/gula/röda kort och utvisningar.
• Serviceinformation, det vill säga korrespondens i specifika ärenden, uppgifter om anmälan samt eventuella klagomål. Svar på kundundersökningar och återkoppling. I förekommande fall uppgifter lämnade i samband med tävlingar.
• Särskilda kategorier av personuppgifter (definierat i art 9 p 1 Dataskyddsförordningen) hanteras endast i undantagsfall då det behövs för att administrera turneringen.
• Information från sociala medier, det vill säga information som du lägger upp på vår webbsida och på tredje parts sociala media

2.3 Information när uppgifter samlas in

När personuppgifter lämnas till oss får den som lämnar sina personuppgifter information om:

• för vilket ändamål och på vilken rättslig grund personuppgifterna samlas in
• kontaktuppgifter till föreningen om SPORTLOVSCUPEN
• vilka rättigheter du har
• hur länge uppgifterna sparas

 Upplever du informationen otydlig eller ofullständig ber vi dig kontakta SPORTLOVSCUPEN och föreningen för att få fullständig information.

2.4 Ändamål och rättslig grund för behandling

Vi samlar bara in personuppgifter för ändamål som har stöd i gällande dataskyddsförordning. Det vanligaste är att uppgifterna samlas in för behandling med stöd av den rättsliga grunden fullgörande av avtal. Ändamålen är till exempel:

• ingå ett avtal med oss/genomföra en anmälan
• hantering av frågor och andra serviceärenden
• ålderskontroll och dispensansökan för spelare
• för att unikt kunna identifiera spelare vid försäkringsärenden

 Med berättigat intresse som grund behandlar vi data för flera ändamål, till exempel:

för marknadsföring och profilering, det vill säga för att kommunicera relevanta erbjudanden och information om eventet som föreningen organiserar till de som anmält sig till SPORTLOVSCUPEN.

• för kommunikation av våra och våra partners erbjudanden
• för att skicka nyhetsbrev
• för att utveckla och förbättra SPORTLOVSCUPEN
• för statistik och analyser

Du kan även lämna samtycke till behandling i vissa fall då inget av ovanstående gäller. Ett lämnat samtycke är en aktiv handling från dig och detta kan återkallas på samma plats som samtycket lämnades. Vi kommer då inte att behandla dina personuppgifter ytterligare för det ändamålet. Vi inhämtar samtycke i huvudsak för:

• att visa namn på spelare i samband med liveresultat och annan match- och turneringsstatistik
• att visa namn på domare i spelschema och för andra domare som vill söka upp partners de vill döma med

I linje med Riksidrottsförbundets uppförandekod för idrottsföreningar sparas också statistik från resultaten i turneringen med allmänintresse som grund. Det samma gäller behandling av särskilda kategorier av personuppgifter som utförs inom ramen för utfärdande och administration av paralicenser. Andra ändamål för vår behandling av personuppgifter kan ha sin rättsliga grund i olika lagkrav, det vill säga där vi måste uppfylla en rättslig förpliktelse, exempel på sådana ändamål är behandling av personuppgifter enligt bokföringslagen för fakturering, behandling av personnummer som skall lämnas till Skatteverket i samband med kontrolluppgifter för domarlöner eller när vi förmedlar information om ändrade avtalsvillkor. Det gäller också vid behandling av personuppgifter i bestraffnings- och disciplinärenden. Vi behandlar inte personuppgifterna för ändamål som är oförenliga med det ursprungliga ändamålet. Mer information om vilket ändamål personuppgifterna används för kan även tillhandahållas när personuppgifterna lämnas, till exempel i anslutning till e-postformulär eller i avtalsvillkor.

3 Överlämnande av personuppgifter

Under vissa omständigheter kan vi också komma att överlämna personuppgifter till personuppgiftsbiträden, samarbetspartners eller annan tredje part. De aktörer som kan komma behandla insamlade personuppgifter är:

• IT-leverantörer
• Säljpartners och samarbetspartners
• Tekniska serviceentreprenörer
• Print- och digitala kommunikationspartners
• Mediabyråer och reklambyråer
• Idrottsförbund eller lokal/regional del av densamma

Vi kan i vissa fall, på begäran enligt lag och myndighetsbeslut, vara skyldiga att lämna ut personuppgifter till, till exempel polis, för brottsförebyggande åtgärder och brottsutredningar. Personuppgifter lämnas regelmässigt inte till bolag i länder utanför EU eller EES. I vissa situationer kan dock uppgifterna komma att överföras till, och behandlas i, land utanför EU/EES av föreningen eller av annan leverantör eller underleverantör. Vid dessa fall görs alltid en särskild undersökning för att säkerställa att de rättsliga förutsättningarna är uppfyllda och att tekniska och organisatoriska åtgärder vidtagits för att säkerställa att personuppgifterna hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

4 Inhämtade personuppgifter från annan part

Från olika samarbetspartners får vi uppgifter om dig som du själv lämnat till samarbetspartnern och därtill godkänt överlämnandet till SPORTLOVSCUPEN för att du är intresserad av att anmäla dig till turneringen eller delta.

• Från vår bank får vi i vissa fall dina personuppgifter när du genomför banköverföringar.
• Från våra sociala media, kommer data från tredje part att ge oss viss information om dig. Informationen kan inkludera ditt namn och e-postadress.
• Andra samarbetspartners kan också delge oss information, t.ex. om en slutanvändare varit i direktkontakt med deras support eller om de på uppdrag av oss hjälper till med datainsamling åt oss.

5 Tillgång till personuppgifter

Endast de som behöver tillgång till personuppgifterna för att utföra överenskommen tjänst har behörighet att komma åt och hantera dessa. Vi har flera underleverantörer som hanterar personuppgifter i olika omfattning och de har samma krav på hanteringen som Föreningen har internt.

6 Gallring

Vi sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt. Efter att en turnering avslutats behåller vi dina uppgifter i maximalt 36 månader. Vissa uppgifter kan dock sparas för längre tid för att uppfylla andra legala krav, till exempel bokföringslagen där vi behöver spara uppgifter i 7 år. Det finns också skäl att spara uppgifterna för längre tid om det av statistiksyfte finns ett allmänintresse (se punkt 2.4 och Riksidrottsförbundets uppförandekod för idrottsföreningar).

7 Säkerhet

Vi vidtar särskilda fysiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas så att uppgifterna inte förloras, förstörs, manipuleras eller blir tillgängliga för obehöriga. Åtgärderna syftar till att åstadkomma en säkerhetsnivå som är tillräckligt hög med hänsyn till de tekniska möjligheter som finns. Ändringar i personuppgifterna registreras kontinuerligt för att säkerställa spårbarhet i alla förändringar som sker i informationen. Incidenter gällande personuppgifter rapporteras internt och av våra underleverantörer. Dessa hanteras i en intern process och anmäls i relevanta fall (om hög risk för den enskildas rättigheter och friheter föreligger) till Datainspektionen inom 72 timmar samt till den som förlorat sin information enligt de regler som dataskyddslagen föreskriver. Dataintrång anmäls dessutom till polisen.

8 Dina rättigheter

8.1 Rätt till tillgång

Var och en har rätt att få information om i vilken utsträckning uppgifter om den egna personen behandlas av föreningen i relation till SPORTLOVSCUPEN. Om sådana personuppgifter finns hos föreningen får berörd person efter begäran information om vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, varifrån dessa har inhämtats, för vilket eller vilka ändamål behandlingen sker, vilken rättslig grund som föreligger och till vem eller vilka uppgifterna lämnas ut. Den som begär information ska kunna legitimera sig. Föreningen skickar svar inom 1 månad från det att begäran inkommit.

8.2 Rätt till rättelse

Var och en har rätt att begära rättelse av sin egen kundinformation om den är felaktig eller behandlad i strid med gällande rätt.

8.3 Rätt till radering

Föreningen raderar personuppgifter relaterade till SPORTLOVSCUPEN då rättslig grund saknas för att behålla uppgifterna. De som anmält sig till turneringen har rätt att omgående få sina personuppgifter raderade om något av följande gäller:

• uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de behandlats för
• behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas för det ändamålet
• informationen har inte behandlats enligt förordningen
• du motsätter dig behandling som sker efter en intresseavvägning och de berättigade skälen inte väger tyngre än ditt intresse
• radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet

8.4 Rätt att motsätta sig automatiserat beslutsfattande

Föreningen tillämpar inte automatiserat beslutsfattande inom administrationen av SPORTLOVSCUPEN för den registrerade.

8.5 Rätt till portabilitet

Var och en som har sina personuppgifter hos föreningen har rätt att få ut dessa uppgifter på papper eller elektroniskt standardformat.

8.6 Rätt till begränsning av behandling

Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Detta gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och du har begärt rättelse. Under tiden som utredning pågår kan du begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas.

8.7 Rätt till invändning

Om föreningen hanterar dina personuppgifter med intresseavvägning som grund har du rätt att göra invändningar mot behandlingen. För att göra detta måste du specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi skall kunna fortsätta med sådan behandling, måste vi visa att det finns tvingande berättigade skäl till att personuppgifterna behandlas som väger tyngre än dina intressen.

8.7.1 Marknadsföring, nyhetsbrev och profilering

När personuppgifter kan komma att behandlas för direktmarknadsföring eller nyhetsbrev anges det i samband med att personuppgifterna samlas in. Du kan när som helst anmäla att du inte vill ta emot marknadsföring från oss, genom att vända dig till oss. Personuppgifter kan även komma att behandlas för kundrelationshantering, exempelvis att genom urval och segmentering kommunicera målgruppsanpassade, relevanta och mer personliga erbjudanden. Som en del av detta kan profilering förekomma, baserat på de personuppgifter som vi fått i samband med anmälan. Profileringen görs för att på ett bättre sätt kunna lämna erbjudanden och information som anpassats efter dina behov. Man kan när som helst meddela oss att du inte vill ta del av denna typ av erbjudanden.

8.8 Rätt till ersättning

Du kan ha rätt till ersättning i vissa fall till exempel om vår hantering av dina personuppgifter har lett till skada för dig. Anspråk kan ställas direkt till Föreningen.

8.9 Länkning

Uppgifterna på denna sida gäller för SPORTLOVSCUPEN och dess hemsida. I de fall denna webbsida innehåller länkar till andra hemsidor gäller uppgifterna generellt inte för sådana webbsidor. Föreningen svarar inte heller i övrigt för innehållet på sådana webbsidor.

8.10 Ändringar av personuppgiftspolicyn

Om det sker förändringar i vår policy för hantering av personuppgifter kommer det att meddelas på denna sida. Policyn kan till exempel komma att ändras om lagstiftningen eller tillämpningen ändras. Har personuppgiftsbehandlingen reglerats i avtal med kund gäller dock avtalsbestämmelserna tills de ändrats, om det inte sker i strid med dina rättigheter enligt ovan, är oförenligt med lag eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

8.11 Kontakter

Personuppgiftsansvarig är Skellefteå FF. För att komma i kontakt med SPORTLOVSCUPEN i personuppgiftsfrågor kan kontaktuppgifterna på turneringens hemsida användas.